Lokale politie pajottenland - Activiteitenverslag

Veiligheid, samen gaan we ervoor!

Vermogen om zelf te sturen (METEN = WETEN)

1. Beschikbaarheid gegevens

Behoeftenbepaling – Inventarisatie cijfergegevens

  • De korpsleiding wenst vanuit de directie PLIF een constante toelevering van cijfergegevens. In 2016 werd er een inventaris opgemaakt van alle cijfergegevens die verzameld dienen te worden enerzijds ter rapportering aan de bestuurlijke overheden (ZVR, Politiecollege, Politieraad,…) en anderzijds om de interne werking (begrotingsopmaak, capaciteitsbesteding,…) bij te sturen. In 2017 wordt de manier waarop de registratie en de verwerking van de cijfergegevens gebeurt verder geoptimaliseerd.

Beschikbaarheid personeelsgegevens

  • De personeelsgegevens werden binnen de politiezone bijgehouden in tal van verschillende systemen (Excel-lijsten, persoonlijk dossier,…). Hierdoor was er een gebrek aan overzicht en samenhang tussen de verschillende gegevens. In 2016 werd gestart met de centralisering van deze informatie via Galop. De oude personeelslijst (Excel-bestand) werd in de loop van 2016 geïntegreerd in het Galop-systeem. De informatie die hierin wordt opgenomen betreft onder meer de administratieve gegevens, competenties, medische dossiers,….
  • Bijkomend aan de centralisering in Galop werd in 2015 een “HR-Board” ontwikkeld. Dit moest zorgen voor een efficiëntere opvolging en bijsturing van het personeelsbeleid. Hierin werden onder meer de overuren, weekend- en nachturen opgenomen. Dit instrument werd in 2016 verder geoptimaliseerd. Vanuit de Directie PLIF werden fiches opgesteld inzake de opvolging van het personeel. Deze bevatten informatie over de volgende items: overuren, weekendprestaties, nachtprestaties, ziekteverlof, bijzondere verloven, evaluaties, bevordering, mobiliteit, pensionering, vormingen en arbeidsongevallen. Aan elk van deze fiches werden normen inzake opvolging gekoppeld en er werd een handleiding uitgeschreven omtrent de raadpleging in Galop. Op deze manier kan de nodige informatie op een snelle, uniforme en geautomatiseerde manier worden bekomen vanuit Galop. De verdere verwerking van de gegevens gebeurt via een ter beschikking gesteld Excel-bestand. Aan dit bestand werd ook een overzichtslijst gekoppeld waarin alle bijzonderheden omtrent de lopende dossiers worden opgenomen. Dit onderdeel wordt manueel gevoed door de verschillende medewerkers van de dienst personeel.

Digitalisering

  • Binnen de directie PLIF werd het merendeel van de documenten nog afgedrukt en bijgehouden in fysieke dossiers door individuen. Aan een dergelijke manier van werken zijn een aantal nadelen verbonden. Zo zijn de gegevens soms moeilijk bereikbaar voor de andere medewerkers. In 2016 werd gestart met de systematische digitalisering van de lopende dossiers. Hierdoor werd de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van de dossiers voor alle medewerkers van de directie verhoogd. Daarnaast wordt met de digitalisering ook een inspanning geleverd om de bestaande papierberg te verkleinen. Dit is ook in het kader van Welzijn. Immers is veel ‘oud’ papier opstapelen in een lokaal waar gewerkt wordt ongezond en verhoogt het allergische reacties. Om de verschillende digitale dossiers op een gestructureerde manier te kunnen bewaren werd een boomstructuur uitgewerkt. Deze wordt in 2017 verder uitgewerkt.
  • Op het vlak van de dienstplanning werd een stapsgewijze digitalisering doorgevoerd. De medewerkers registreerden hun dienstprestaties tot de eerste helft van 2015 via een papieren formulier. Het overzetten van de gepresteerde uren in het Galop-systeem diende nadien manueel te gebeuren door een medewerker van de directie PLIF. Via time-sheets kan elke medewerker zijn prestatie nu rechtstreeks registreren in het Galop-systeem. Dit levert een belangrijke capaciteitswinst op. In 2016 werd gestart met de opmaak van de dienstplanning via Galop. De vroegere Excel-lijst werd gesupprimeerd. De planning wordt opgemaakt volgens een statistisch model. Er is bijgevolg geen handmatige berekening meer nodig. Elke medewerker kan de dienstplanning (individueel + korps) op een eenvoudige manier consulteren via de module “Galop Online”. De verloven, rusten en dienstwissels werden tot 2015 aangevraagd via een papieren formulier. Dit formulier werd vervangen door een e-formulier. Na validatie van de e-formulieren worden deze prestaties automatisch overgenomen in de dienstplanning. De toekenning van verloven, rusten en dienstwissels verloopt hierdoor meer gestructureerd en er is een gewaarborgd validatiesysteem door de juiste hiërarchische overste.
  • Het operationeel dagverslag werd tot eind 2016 manueel opgemaakt. Voortaan wordt dit rapport gegenereerd vanuit Galop. Deze automatisering levert enerzijds een capaciteitswinst op, anderzijds wordt de kans dat gegevens foutief worden overgenomen hierdoor gereduceerd

2. Snellere bijsturing

Bijsturing financiën

  • Bij de opmaak van de begroting gebeurde binnen de politiezone nog te veel vanuit een kortetermijndenken. Er dient meer aandacht te worden besteed aan een correcte raming van vermoedelijke ontvangsten en uitgaven. In 2016 werd bepaald welke gegevens beschikbaar dienen te zijn bij de opmaak van de begroting. Vastgestelde tekorten binnen bepaalde artikelen zouden op die manier sneller moeten worden vastgesteld en tijdig worden gerecupereerd binnen andere artikelen.
  • Sinds 2014 worden de ordediensten gekwantificeerd naar uren en budgetten. Hierdoor is het nu perfect mogelijk om de kost aan manuren per evenement te kennen.
  • In 2017 werd gestart met een procesmatig aangestuurd Excel-document voor de dienst logistiek/financiën. Dit geeft het voordeel dat de voortgang in een aankoopdossier door ieder personeelslid binnen PLIF én door de korpsleiding te allen tijde kan worden geconsulteerd. Bij een zieke dossierbeheerder kan het dossier hierdoor zonder problemen worden overgenomen. Het geeft ook een beter overzicht over de financiële opvolging van de begroting.

Bijsturing personeel

  • In 2016 werden fiches opgesteld aan de hand waarvan een periodieke opvolging van het personeel wordt uitgevoerd. Deze fiches worden gebruikt bij de tweewekelijkse overlegmomenten van de dienst personeel en bij het personeelsoverleg met de korpschef dat per referentieperiode wordt georganiseerd. De opvolging geschiedt binnen verschillende domeinen (prestaties – afwezigheden – loopbaan – vormingen – arbeidsongevallen). Aan elke fiche werd een norm gekoppeld. Wanneer een bepaalde norm wordt overschreden wordt een signaal gegeven aan de korpschef en het betrokken diensthoofd. Tijdens de vergaderingen van het ManTeam+ wordt ook een maandelijks overzicht gepresenteerd. Door het beschikbaar stellen van deze informatie kan, indien nodig, vanop verschillende niveaus een bijsturing in de planning worden doorgevoerd.

3. Vergroten transparantie

Bijsturing operationele werking

  • De principes van het recherchemanagement werden geleidelijk ingelast in de dagelijkse werking. Aan de actieplannen werd een specifiek coderingssysteem gekoppeld (in GALOP werken we met programma’s en operaties en worden de prestaties via een statistisch model gestructureerd uitgehaald), waardoor de tijd besteed aan de verschillende actieplannen beter kan worden opgevolgd. De prioritair te behandelen fenomenen worden voortaan gelinkt aan de beschikbare capaciteit binnen de zone.

Bijsturing opleidingen

  • Er bestaat binnen de zone een meerjarenplan opleidingen. Per twee jaar werd in september via de diensthoofden de individuele opleidingsbehoeften verzameld. Dit systeem werd geoptimaliseerd door het individueel opleidingsplan te laten opnemen in het planningsgesprek. Hierdoor worden de behoeftes beter afgestemd op de doelstellingen die gesteld worden in het planningsgesprek. Er wordt in 2017 een procesmatige aanpak uitgewerkt. Hierdoor worden drie luiken procesmatig aangestuurd: de individuele aanvragen door de personeelsleden, de aansturing van de opleidingen opgenomen in de planningsgesprekken door PLIF en de inplanning van de opleidingen die in de meerjarenplanning van de korpsbrede opleidingen zijn opgenomen. Tevens is het financiële luik gekoppeld zodat er begrotingswijze controle is en tijdig via begrotingswijziging kan bijgestuurd worden.

4. Vergroten transparantie

Interne informatiestromen

  • De verspreiding van resultaatsgegevens over de werking van het korps gebeurde tot voor kort jaarlijks onder de vorm van het jaarverslag. Om dit document meer dynamisch te maken wordt het jaarverslag vanaf 2016 gepresenteerd onder de vorm van een aparte website. Hierdoor wordt steeds de meest actuele informatie beschikbaar.
  • Medewerkers die een opleiding volgen dienden de meest relevante informatie door te geven aan hun collega’s tijdens de trimestriële vergaderingen. In de praktijk werd vastgesteld dat deze manier van informatieoverdracht slechts een beperkt deel van het korps Binnen de harde schijf Plif_Light werd daarom ruimte gereserveerd om een digitale bibliotheek aan te leggen. Hierin kan alle relevante informatie worden bewaard die werd vergaard naar aanleiding van gevolgde opleidingen/studiedagen. Tevens wordt aan het personeelslid een evaluatie gevraagd. Deze manier van werken wordt in 2017 opnieuw geëvalueerd.

Beheer van dienstprestaties

  • Sinds 2016 wordt de planning van de medewerkers rechtstreeks ingegeven in de agenda-module van Galop. Elke medewerker kan de planning consulteren op 1 vaste locatie via Galop-Online.
  • Aan de planning in Excel was geen login gekoppeld. Bovendien was er aan de papieren aanvragen voor verlof, rust of dienstwissel geen controlesysteem gekoppeld. Hierdoor was het niet steeds duidelijk wie bepaalde verloven had toegestaan of dienstwissels had doorgevoerd. Om dit probleem aan te pakken werd ervoor gekozen om alle aanvragen van verlof, rust, thuiswerk en dienstwissels toe te kennen via GalopOnline (e-formulier). Aan de toekenning werden een aantal validatieniveaus gekoppeld. Wijzigingen in de planning zijn in principe enkel mogelijk door het diensthoofd. Goedgekeurde aanvragen worden automatisch in de planning opgenomen. De diensthoofden kunnen door de doorgevoerde automatisering de inzet van hun medewerkers efficiënter opvolgen en, indien nodig, sneller overgaan tot bijsturing.
  • Niet alle medewerkers behaalden het aantal voorgeschreven uren vorming inzake geweldbeheersing. De opvolging van deze vorming wordt sinds eind 2016 ook gepland in Galop. De volledige planning werd overgenomen door de Directie PLIF. Hierdoor is een betere opvolging van het reeds gevolgde aantal uren opleiding mogelijk en kan een snellere bijsturing geschieden. Een inhaalbeweging in het tweede semester van 2016 werd succesvol doorgevoerd. De planning geweldsbeheersing werd voor heel 2017 ingepland in GALOP en anticipeert hierdoor op de dienstplanning. Er zijn hierdoor al heel wat minder moeilijkheden om de nodige sessies in te plannen. Bovendien werd in 2017 gestart met het nieuwe e-formulier waarbij het personeelslid via GALOP bij een onbeschikbaarheid van een geplande sessie geweldsbeheersing zelf binnen dezelfde referentieperiode een wissel kan voorstellen. De dienst PLIF valideert deze wissel, waarbij er een automatische correctie wordt doorgevoerd in GALOP.
  • Binnen de zone werd een hoog ziekteverzuim vastgesteld. Om de problematiek beter te kunnen opvolgen, gebeurt het beheer van de afwezigheden door ziekte via Galop. Het systeem geeft op een eenvoudige en snelle manier een overzicht van de periodes van afwezigheid en maakt een automatische berekening van de Bradford-factor. Aan de aanpak van het absenteïsme werd ook een actieplan gekoppeld. Dit kwam tot stand in de schoot van de werkgroep “absenteïsme”. Elke medewerker kon zich vrijwillig opgeven om hiervan deel uit te maken. Via dergelijke manier van werken werd de inspraak bevorderd. Dit moet op zijn beurt bijdragen tot de creatie van een breder draagvlak voor een verzuimbeleid binnen het korps. Bij drie periodes van afwezigheid wordt er een verkenningsgesprek gevoerd met het diensthoofd. Bij vier periodes met de directie PLIF en bij zes periodes met de korpschef. Bovendien kunnen de diensthoofden de inschakeling van een controlearts vragen. Bijkomend werd met MENSURA bekeken hoe we de arbeidsgeneeskundige dienst kunnen betrekken bij personeelsleden met psychische problemen. In 2016 werd twee keer aan een personeelslid de diensten bij MENSURA aanbevolen. Dit werd als positief ervaren bij het personeel. Het percentage absenteïsme ging in 2016 van 10,85% naar 6,45%.

Beheer van acties en evenementen

  • De geregistreerde gegevens werden in het verleden te weinig aangewend om de operationele werking binnen de politiezone te sturen en te verbeteren. De systemen Infocop en Infopop geven nodige ondersteuning voor de verspreiding van operationele informatie. Wanneer er via deze systemen acties worden opgelegd naar de ploegen worden de resultaten hierin weergegeven.
  • Er werd een koppeling gemaakt tussen Bepad (beheer van gebeurtenissen) en Galop. De opvolging en registratie van evenementen werd hierdoor vereenvoudigd. De gegevens die via Bepad worden ingebracht kennen een onmiddellijke output in Galop. Er zijn nog meer ontwikkelingen te verwachten om deze systemen nog beter op elkaar te laten aansluiten.

 Externe informatiestromen

  • De gemeten resultaten dienen niet enkel gebruikt te worden om de interne werking bij te sturen. Ze dienen ook aangewend te worden om rekenschap af te leggen aan onze externe partners en stakeholders. In 2015 werd een meetinstrument ontwikkeld waardoor de kostprijs van ordediensten naar uren en budgetten op een meer transparante manier kan worden weergegeven.
  • De burger kan het best worden bereikt via schriftelijke/digitale communicatie. In 2015 werd een nieuwe website gelanceerd. Via de website wordt de burger op een duidelijke en transparante manier op de hoogte gesteld van het reilen en zeilen binnen het politiekorps. Er wordt zoveel mogelijk proactief gecommuniceerd over acties en activiteiten. Een voorbeeld hiervan is de publicatie van de geplande snelheidscontroles die worden uitgevoerd door de verkeersdienst.

5. Benchmarking

  • De politiezone Tarl werkte met de planning in GALOP. Tijdens een werkbezoek werden de krijtlijnen gelegd van de overstap binnen onze zone naar planning in GALOP.
  • Begin januari 2016 werd binnen de zone een absenteïsme-cijfer van ±11% geregistreerd. Het gemiddelde in de andere, ons omliggende politiezones, bedroeg op dat moment slechts ±6%. Na analyse werd vastgesteld dat de andere zones hun globale ziektecijfers meer gingen uitzuiveren. Zo werden privé-ongevallen, medische ingrepen en arbeidsongevallen hierin niet opgenomen. Om de problematiek van het absenteïsme aan te pakken werd ook gekeken naar de aanpak van andere korpsen. Zo werd de visietekst en het beleidsplan van de lokale politie Aalst geconsulteerd. Er werd op basis van deze elementen een werkgroep absenteïsme opgestart. De resultaten voor eind 2016 zijn aanwezig. Een daling in absenteïsme van 3.8%.
  • We wensen met de zone een reservatiesysteem te ontwikkelen in combinatie met een APP. Hiervoor werden meerdere bezoeken afgelegd bij zones die er reeds mee werken en afgetoetst met bedrijven die de diensten aanbieden.
  • Er werd uitgekeken naar andere zones hoe zij het ANPR (automatische kentekenplaatherkening) hebben uitgerold. Op basis van die visies hebben wij ons ANPR netwerk opgebouwd. Er werd ingeschreven in een werkgroep met andere zones om de ontwikkelingen verder mee aan te sturen.

 

%d bloggers liken dit: