Lokale politie pajottenland - Activiteitenverslag

Veiligheid, samen gaan we ervoor!

Vermogen om zelf te sturen (METEN = WETEN)

1. Inventarisatie cijfergegevens

Behoeftenbepaling

  • De korpsleiding wenst vanuit de 2 directies een constante toelevering van cijfergegevens. In 2016 werd reeds een inventaris opgemaakt van alle cijfergegevens die verzameld dienen te worden, enerzijds ter rapportering aan de bestuurlijke overheden (ZVR, Politiecollege, Politieraad,…) en anderzijds om de interne werking (begrotingsopmaak, capaciteitsbesteding,…) bij te sturen. In 2017 werd de manier waarop de registratie en de verwerking van de cijfergegevens voor de opvolging van het ZVP gebeurt verder geoptimaliseerd.
  • Sinds 2017 wordt het jaarverslag gepubliceerd onder de vorm van een aparte website. Het jaarverslag kreeg een dynamisch karakter, waardoor de informatie periodiek wordt aangevuld. Hierdoor diende de manier waarop de gegevens werden verzameld te worden herbekeken. Ook binnen de operationele werking werden een aantal behoeften in kaart gebracht.

2. Ontwikkeling stuurborden

Opvolging Zonaal Veiligheidsplan

  • Er werd in 2017 een stuurbord ontwikkeld voor de opvolging van het ZVP. Alle indicatoren gekoppeld aan de verschillende doelstellingen werden hierin opgenomen. De gegevens worden per kwartaal verzameld. Deze manier van werken vergemakkelijkt de opvolging en bijsturing van de verschillende fenomenen.
  • De beschikbare statistieken werden in 2017 verder geoptimaliseerd. Hierbij werd nagegaan in welk kader ze moeten worden bijgehouden en aangewend. Het proces van gegevensverzameling werd in detail uitgeschreven. Op die manier moet het mogelijk worden om op een meer eenvormige en kwalitatieve manier te rapporteren.
  • Voor de opvolging van het ZVP werden ook fiches opgesteld. Hierin werden instructies opgenomen volgens dewelke de verschillende gegevens verzameld moeten worden. Deze manier van werken dient er voor te zorgen dat de kwaliteit van de afgeleverde cijfergegevens wordt verhoogd. Zo kunnen de vergelijkingen over de verschillende periodes correcter verlopen.

Opmaak jaarverslag

  • Om de permanente aanlevering van de gegevens voor de opmaak van het jaarverslag gestructureerder te laten verlopen werd een invulformulier aangemaakt. Dit wordt per kwartaal overgemaakt aan de verschillende diensten. Door middel van dit formulier kunnen wijzigingen in de werking van de dienst worden doorgegeven. Ook de rapportering van de acties die werden georganiseerd en de resultaten die werden behaald dienen via dit formulier per kwartaal worden doorgegeven.

Bijsturing financiën

  • De opmaak van de begroting gebeurde binnen de politiezone nog te veel vanuit een kortetermijndenken. Er werd hierbij te weinig aandacht besteed aan een correcte raming van vermoedelijke ontvangsten en uitgaven.  In 2017 werd gestart met een procesmatig aangestuurd Excel-document voor de dienst logistiek/financiën. Hierdoor wordt de voortgang in een aankoopdossier beter zichtbaar, zowel voor de medewerkers binnen PLIF als voor de korpsleiding. Het geeft bovendien ook een beter overzicht over de financiële opvolging van de begroting.
  • Sinds 2014 worden de ordediensten gekwantificeerd naar uren en budgetten. Hierdoor is het nu perfect mogelijk om de kost aan manuren per evenement te kennen. Ook in 2017 werd dit verder opgevolgd.

Bijsturing personeel

  • In 2016 werden fiches opgesteld aan de hand waarvan een periodieke opvolging van het personeel wordt uitgevoerd. Deze fiches worden gebruikt bij de tweewekelijkse overlegmomenten van de dienst personeel en bij het personeelsoverleg met de korpschef dat per referentieperiode wordt georganiseerd. De opvolging geschiedt binnen verschillende domeinen (prestaties – afwezigheden – loopbaan – vormingen – arbeidsongevallen). Aan elke fiche werd een norm gekoppeld. Wanneer een bepaalde norm wordt overschreden wordt een signaal gegeven aan de korpschef en het betrokken diensthoofd. Tijdens de vergaderingen van het ManTeam+ werd ook in 2017 een maandelijks overzicht gepresenteerd. Door het beschikbaar stellen van deze informatie kan, indien nodig, vanop verschillende niveaus een bijsturing in de planning worden doorgevoerd.

Bijsturing opleidingen

  • In 2017 werd gestart met de uitwerking van een procesmatige aanpak van de opleidingen. Het individueel opleidingsplan wordt voortaan gekoppeld aan het planningsgesprek. Hierdoor worden de behoeftes beter afgestemd op de doelstellingen die gesteld worden in het planningsgesprek. Er werd tevens een koppeling gerealiseerd met het financiële luik, zodat er begrotingswijze controle is en tijdig via begrotingswijziging kan bijgestuurd worden.

Bijsturing operationele werking

  • De principes van het recherchemanagement werden geleidelijk ingelast in de dagelijkse werking. Aan de actieplannen werd een specifiek coderingssysteem gekoppeld (in GALOP werken we met programma’s en operaties en worden de prestaties via een statistisch model gestructureerd uitgehaald), waardoor de tijd besteed aan de verschillende actieplannen beter kan worden opgevolgd. De prioritair te behandelen fenomenen worden voortaan gelinkt aan de beschikbare capaciteit binnen de zone.
  • Er werd in 2017 een eerste brainstorm georganiseerd met de diensthoofden omtrent de opzet van een geïndividualiseerd monitorsysteem.
  • In 2017 werden ook een aantal initiatieven genomen die voor een vermindering van de capaciteitsinzet zouden moeten zorgen. Zo wordt elke wielerwedstrijd die over het grondgebied van onze zone passeert afzonderlijk bekeken (parcours, inzet vorige edities,…). Indien mogelijk wordt er minder capaciteit ingezet. De tussenkomsten in instellingen en schoolgemeenschappen slorpen ook heel wat capaciteit op binnen de zone. Om deze problematiek meer gestructureerd aan te pakken werd een project “overlast SIGO” opgezet. Hierbij werden verschillende partners (preventiedienst, gemeente, scholen,…) betrokken. Naast de organisatie van 2 vergaderingen werden er ook infosessies georganiseerd in de betrokken klassen. Ook in de aanpak van de problematiek van de loslopende dieren werden verschillende bijsturingen gerealiseerd. Er werden initiatieven genomen naar de Boerenbond om de eigenaars van weides te sensibiliseren om contactgegevens aan te brengen op de omheiningen, zodat loslopende dieren sneller geïdentificeerd kunnen worden. Via de invoering van de combitaks voor dieren, zullen tussenkomsten voor loslopende dieren betalend worden. Dit werd opgenomen in een nieuw artikel van het GAS-reglement. Er werden contacten gelegd met het dierenasiel van Denderwindeke voor het optimaliseren van de samenwerking voor het ophalen van loslopende dieren. De reeds opgezette samenwerking met Haviland voor de aanstelling van een bovenlokale dierenvanger wordt verdergezet in 2018.

3. Kennis over organisatie en werking vergroten

Beheer van dienstprestaties

  • De module vormingen binnen Galop wordt sinds 2017 ingezet voor de organisatie van de interne vormingen. Al deze vormingen worden vooraf ingepland in Galop. Indien een medewerker niet kan deelnemen aan het vormingsmoment waarvoor hij is ingepland dient hij zelf op zoek te gaan naar andere datum. Dit gebeurt aan de hand van een e-formulier. De dienst PLIF valideert deze wissel, waarbij er een automatische correctie wordt doorgevoerd in GALOP. De opleiding waarvoor hij initieel was ingeschreven dient hij via een e-formulier in Galop te annuleren. Door de invoering van deze manier van werken is een betere opvolging van het reeds gevolgde aantal uren opleiding mogelijk en kan een snellere bijsturing geschieden.

Beheer van acties en evenementen

  • De geregistreerde gegevens werden in het verleden te weinig aangewend om de operationele werking binnen de politiezone te sturen en te verbeteren. De systemen Infocop en Infopop geven de nodige ondersteuning voor de verspreiding van operationele informatie. Wanneer er via deze systemen acties worden opgelegd naar de ploegen worden de resultaten hierin weergegeven.
  • Er werd een koppeling gemaakt tussen Bepad en Galop. De opvolging en registratie van evenementen werd hierdoor vereenvoudigd. De gegevens die via Bepad worden ingebracht kennen een onmiddellijke output in Galop. Er zijn nog meer ontwikkelingen te verwachten om deze systemen nog beter op elkaar te laten aansluiten.

Interne informatiestromen

  • De verspreiding van resultaatsgegevens over de werking van het korps gebeurt per kwartaal onder de vorm van een dynamisch jaarverslag. Dit is permanent beschikbaar via een aparte website.
  • Medewerkers die een opleiding volgen dienen de verkregen informatie door te geven aan hun collega’s. Hiervoor werd binnen de harde schijf Plif_Light ruimte gereserveerd voor een digitale bibliotheek. Hierin wordt alle relevante informatie bewaard die werd vergaard naar aanleiding van gevolgde opleidingen/studiedagen. Tevens wordt aan het personeelslid een evaluatie gevraagd. In 2018 zal deze manier van werken opnieuw worden geëvalueerd.

Externe informatiestromen

  • De gemeten resultaten dienen niet enkel gebruikt te worden om de interne werking bij te sturen. Ze dienen ook aangewend te worden om rekenschap af te leggen aan onze externe partners en stakeholders.
  • In 2017 werd een nieuwe website gelanceerd. Deze integreert de jaarverslagen vanaf 2016. Via deze website wordt de burger op een duidelijke en transparante manier op de hoogte gesteld van het reilen en zeilen binnen het politiekorps. Er werd getracht om de website zoveel mogelijk uit te werken op maat van de gebruiker. De menu’s werden opgebouwd, met eenvoudige omschrijvingen van wat er in terug te vinden is. Duidelijke en gebruiksvriendelijke navigatie is belangrijk omdat het de gebruikers toelaat om snel die info terug te vinden die interessant is voor hen. Er werden ook verschillende linken opgenomen naar de huidige algemene website van de politiezone. Bepaalde informatie wordt op de beide sites beschikbaar gesteld. Op die manier dient die informatie slechts op 1 van de sites te worden aangepast en zal ze automatisch ook op de andere site correct verschijnen. Wij zijn uiteraard ook benieuwd naar wat de gebruikers zelf van de website vinden. Daarom werden er een aantal mogelijkheden ingebouwd waardoor ook zij de nodige feedback kunnen verschaffen aan ons.
%d bloggers liken dit: