Interne communicatie

Resultaten 2020

In 2020 werd vanuit de werkgroep interne communicatie, een evolutief communicatieplan uitgeschreven.

Werkgroep

De leden van de werkgroep kwamen in 2020 drie keer samen.

Tijdens deze sessies werden de communicatiedoelen bepaald en de mogelijke knelpunten in kaart gebracht. Op basis hiervan werd dan binnen de werkgroep verder nagedacht over welke communicatie-initiatieven er binnen de zone (her)ontwikkeld moeten worden zodat we onze communicatiedoelen kunnen realiseren.

Communicatie-acties

Op aangeven van de werkgroep komt de focus in 2021 – 2022 te liggen op acht concrete communicatie-acties:

  • Ontwikkelen van een vernieuwd intranet vanuit SharePoint (duidelijk en eenvoudig gestructureerd en toegankelijk).
  • Uitwerken van een werkwijze op basis waarvan de ter beschikking gestelde informatie permanent up-to-date wordt gehouden.
  • Oprichten van een communicatiedienst volgens het antennemodel (binnen elke dienst krijgt een medewerker de rol van communicatieantenne toegewezen – centraal staat iemand in voor coaching, facilitering, werkinstrumenten en handleidingen aanbieden, momenten voor onderlinge afstemming, kennisdeling).
  • Invoeren van een gemeenschappelijk communicatiebeleid binnen de verschillende diensten zodat informatie snel, correct en helder wordt verspreid aan de verschillende doelgroepen.
  • Voorzien van technische middelen voor elke medewerker (Smartphone – Goede internettoegang).
  • Stimuleren en ondersteunen van onze leidinggevenden om de genomen beleidsbeslissingen te communiceren naar hun rechtstreekse medewerkers (standaardsjabloon voor notulen).
  • Organiseren van algemene personeelsvergaderingen (voormiddag: informatie-uitwisseling + vraagstelling / namiddag: informeel moment).
  • Uitbouwen we onze Yammer tot een volwaardig kanaal voor digitale interactieve communicatie.

Ontwikkeling intranet (SharePoint)

Bij de start van 2021 gaan we prioritair aan de slag met de ontwikkeling van een vernieuwd intranet via SharePoint.

Een eerste stap in de ontwikkeling hizevan is het in kaart brengen van de bestaande informatiekanalen. Hierbij zal een keuze moeten worden gemaakt over welke kanalen wij kunnen afschaffen en welke informatie mag worden overgezet, moet worden geüpdatet of mag worden verwijderd. Nadien moet een boomstructuur worden opgemaakt en gaan we op basis hiervan aan de slag met de opmaak van een SharePoint website.