Interne communicatie

Resultaten 2020

Communicatie-plan

In 2020 werd vanuit de werkgroep interne communicatie, een evolutief communicatieplan uitgeschreven.

Werkgroep

De leden van de werkgroep kwamen in 2020 drie keer samen.

Tijdens deze sessies werden de communicatiedoelen bepaald en de mogelijke knelpunten in kaart gebracht. Op basis hiervan werd dan binnen de werkgroep verder nagedacht over welke communicatie-initiatieven er binnen de zone (her)ontwikkeld moeten worden zodat we onze communicatiedoelen kunnen realiseren.

Communicatie-acties

Op aangeven van de werkgroep komt de focus in 2021 – 2022 te liggen op acht concrete communicatie-acties:

  • Ontwikkelen van een vernieuwd intranet vanuit SharePoint (duidelijk en eenvoudig gestructureerd en toegankelijk).
  • Uitwerken van een werkwijze op basis waarvan de ter beschikking gestelde informatie permanent up-to-date wordt gehouden.
  • Oprichten van een communicatiedienst volgens het antennemodel (binnen elke dienst krijgt een medewerker de rol van communicatieantenne toegewezen – centraal staat iemand in voor coaching, facilitering, werkinstrumenten en handleidingen aanbieden, momenten voor onderlinge afstemming, kennisdeling).
  • Invoeren van een gemeenschappelijk communicatiebeleid binnen de verschillende diensten zodat informatie snel, correct en helder wordt verspreid aan de verschillende doelgroepen.
  • Voorzien van technische middelen voor elke medewerker (Smartphone – Goede internettoegang).
  • Stimuleren en ondersteunen van onze leidinggevenden om de genomen beleidsbeslissingen te communiceren naar hun rechtstreekse medewerkers (standaardsjabloon voor notulen).
  • Organiseren van algemene personeelsvergaderingen (voormiddag: informatie-uitwisseling + vraagstelling / namiddag: informeel moment).
  • Uitbouwen we onze Yammer tot een volwaardig kanaal voor digitale interactieve communicatie.

Uitwerking communicatie-acties

Het was de bedoeling om bij de start van 2021 prioritair aan de slag te gaan met de ontwikkeling van een vernieuwd intranet via SharePoint. Dit project werd tijdelijk on hold gezet. Eind 2021 wordt de verhuis naar de nieuwbouw verzien. Verschillende diensten, die nu gehuisvest zijn op verschillende locatie, zullen hier samen komen. Dit zal ongetwijfeld een effect hebben op onze manier van werken, onze interne commununicatie, …

Om optimaal te kunnen inspelen op nieuwe of gewijzigde communicatiebehoeften werd beslist om de voorziene projecten op het vlak van interne communciatie te verplaatsen naar de periode na de verhuis. Begin 2022 wordt binnen de zone bovendien gestart met een coachingtraject bij de leidinggevenden. De noden die van hieruit worden gedetecteerd kunnen dan ook onmiddellijk worden meegenomen bij de uitwerking van verdere communicatie-acties.

Ontbijtmeetings

Naast interne communicatie was ook het gebrek aan loopbaanbegeleiding één van de aandachtspunten uit het medewerkers tevredenheid onderzoek (MTO).

Vanuit de korpsleiding werd het initiatief genomen om een open gesprek te voeren met elke medewerker. Dit gesprek was gericht op het ontdekken van de behoeften naar loopbaanbegeleiding en de manier waarop de interne communicatie wordt ervaren.