Digitalisering is niet meer weg te denken. Vandaag biedt de technologie zoveel mogelijkheden, dat het te gek is om te blijven printen, faxen en mensen rondsturen met documenten. Dit kan veel efficiënter en kostenbesparend.

Vele gemeenten hebben al de digitale kaart getrokken en werken met een digitaal vergaderplatform. Er zijn heel wat bedrijven die deze service aanbieden.

We wensen hier in mee te stappen, maar zullen eerst in prospectie onze behoeften beschrijven. Daarna zullen we op de markt het product zoeken die er het best aan voldoet.

De 6 trends rond digitaal vergaderen:

1.  Anders aanbieden van informatie

Voorstellen van beslissingen, vergaderstukken, adviezen, financiële en budgettaire gegevens worden niet meer afgedrukt, maar van de tablet afgelezen. Dit betekent minder papierkosten, minder inkttoners en minder werkuren voor het kopiëren en sorteren. De kost van de software is snel terug verdiend.

2.  Vergaderingen worden korter en bondiger

Schepenen en raadsleden beschikken sneller over de juiste informatie op het juiste moment en kunnen opmerkingen en suggesties delen. Over sommige agendapunten kan vooraf al worden gestemd zodat in de fysieke vergadering enkel nog over belangrijke onderwerpen wordt gedebatteerd. Fractieleden hebben vooraf al digitale aantekeningen gedeeld. Hierdoor worden fractievergaderingen overbodig.

3.  Vergaderingen worden interactiever

Digitalisering zorgt voor meer interactie. Toepassingen worden gebouwd voor tablets. Alles is doorklikbaar tot op het diepste niveau. Per dossier is het mogelijk om de budgettaire impact en de financiële gegevens uit de boekhoudsoftware flexibel te raadplegen.

4.  Digital signage

Het is vaak lastig om grotere stukken te visualiseren op het scherm van een laptop of een tablet. Denk maar aan grote plannen rond ruimtelijke ordening. Bovendien is het niet steeds evident om twee documenten naast elkaar te leggen en met elkaar te vergelijken. Mogelijks kan projecteren op een digitale tafel hier een uitkomst bieden.

5.  Digitaal besluiten ondertekenen

Goedgekeurde besluiten  worden nog vaak fysiek ondertekend door de secretaris, burgemeester of voorzitter. In een digitaal tijdperk waarin het besluitvormingsproces volledig geautomatiseerd is, is dit niet nodig en kan men gebruik maken van de digitale handtekening.

6.  Duurzaam archiveren

Genomen besluiten worden levenslang digitaal gearchiveerd en zijn permanent toegankelijk voor de administratie en mandataris. Naast zoeken op meta-data zijn de stukken ook snel terug te vinden via een zoekfunctie vergelijkbaar met Google.

Bron: http://www.publiekesector-collectiviteiten.be/dienstverlening/de-6-trends-rond-digitaal-vergaderen