Lokale politie pajottenland - Activiteitenverslag

Veiligheid, samen gaan we ervoor!

Duidelijke richtlijnen

In 2017 werden de nodige initiatieven genomen om procedures en werkingsregels uit te schrijven in richtlijnen. De richtlijnen worden voortaan opgemaakt volgens een vast sjabloon. Ook de consultatiemogelijkheden en informatiesessies werden uitgebreid.

1. Update richtlijnen

In 2017 werden er in totaal 6 nieuwe richtlijnen uitgeschreven:

  • Verloven, minimale bezetting en dienstplanning
  • Bewaring rijbewijs
  • Communicatie mail
  • Veiligheid gebouwen en personeel
  • Combitax
  • Management van de onderzoeken

Naast de opmaak van nieuwe richtlijnen werden er in 2017 ook een aantal reeds bestaande richtlijnen geactualiseerd. Bovendien werd er ook 1 richtlijn opgeheven. Dergelijke aanpassingen zijn noodzakelijk gezien de organisatie voortdurend in beweging is.

Bijgestuurde richtlijnen (2017):

  • Bewapening
  • Teambuilding
  • Welzijn
  • Facturaties aan derden (wijziging tarieven)

Opgeheven richtlijn:uitlenen geluidsbegrenzer

2. Vergroten consultatiemogelijkheden

Het uitschrijven van de richtlijnen gebeurt voornamelijk vanuit de directie PLIF. Om een duidelijk overzicht te bewaren worden alle bestaande korpsrichtlijnen, uitgeschreven in de periode van 2005 tot 2017, verzameld op 1 centrale plaats (harde schijf PLIF – Management – Korpsrichtlijnen). Ook de richtlijnen in voorbereiding zijn hier terug te vinden. Deze locatie fungeert als werkzone.

In het verleden werden de korpsrichtlijnen gepubliceerd onder verschillende documentsvormen (nota’s, brieven, e-mails,…). Om de herkenbaarheid voor de medewerkers te verhogen, worden nieuwe richtlijnen opgemaakt volgens een vast sjabloon.

De richtlijnen die binnen het korps van toepassing zijn worden aan de medewerkers ter beschikking gesteld via 2 modules (intranet + schijf Plif-light). Op die manier wordt de beschikbaarheid van de richtlijnen steeds gegarandeerd, ook bij eventuele technische problemen bij één van de bestaande systemen.

Elke nieuwe medewerker ontvangt bij aankomst in de zone een onthaalbrochure. Hierin wordt een overzicht gegeven van de bestaande richtlijnen, met een verwijzing naar de vindplaats. In een veranderende organisatie is het essentieel deze onthaalbrochure continu te actualiseren. In de loop van 2017 werden een aantal aanpassingen doorgevoerd.

Binnen het korps ontbraken systemen om de bestaande informatie en documenten te structureren. Bovendien gebeurde de verspreiding van informatie niet steeds volgens de juiste kanalen. Sinds 2017 gebeurt de communicatie aan de medewerkers vanuit PLIF in hoofdzaak via Yammer. Alle informatie omtrent bijvoorbeeld gewijzigde werkingsregels in de zone, personeelsnieuws en dergelijke worden hier gecentraliseerd. Deze manier van informatieverspreiding dient in de komende jaren nog verder te worden uitgewerkt en ingeburgerd bij de medewerkers. Sinds 2017 worden ook de screensaver van de ISLP-PC’s ingezet als communicatiemiddel. De berichten die hierop verschijnen vanuit PLIF betreffen voornamelijk aandachtstrekkers. Wanneer er een nieuwe medewerker of stagiair zijn intrede doet in het korps, verschijnt zijn naam en foto ook op de screensaver.

Vanuit de directie PLIF werd in 2016 gestart met de digitalisering van de lopende dossiers (mobiliteit, arbeidsongevallen, administratieve onderzoeken,…). Op die manier is de informatie voortaan beschikbaar voor elke medewerker van de dienst en heeft iedereen een beter zicht op de stand van het dossier. Deze digitalisering werd verder gezet in 2017.

Ook op het vlak van de opleidingen werd in 2017 gestart met de uitwerking en ingebruikname van een procesdocument (Excel). Hierin worden koppelingen opgenomen gelinkt aan alle stappen in het proces en naar de documentatie (via hyperlinks) op PLIF. Hierdoor is het steeds mogelijk om, ook bij afwezigheid van de dossierbeheerder, op een eenvoudige manier na te gaan in welke fase elk dossier zich bevindt. Daarnaast wordt er voor elke aanvraag een digitale map aangemaakt die door de aanvrager zelf steeds raadpleegbaar is, zodat deze te allen tijde de stand van zijn aanvraag kan opvolgen (zijn aanvraag, reservatie plaats, bevestiging KC, inschrijving, extra informatie, fiches, …). In dit document wordt ook een koppeling gemaakt met de beschikbare budgetten. In een latere fase zal de meerjarenplanning worden gekoppeld aan het aanbod voor de korpsbrede opleidingen.

Begin 2017 werd een procesmatige opvolging van alle aankopen opgestart. Digitalisering is hierbij een belangrijke factor. Iedereen binnen PLIF én de korpsleiding heeft hierdoor tijdens het gehele proces toegang tot geüpdate informatie over een bepaald logistiek dossier. De bestaande werkwijze werd opgemaakt aan de hand van een Excel-document. Via dit bestand wordt de documentatie op PLIF gelinkt (via hyperlinks) aan alle stappen in het proces. Dit heeft onder meer als voordeel dat er een beter overzicht bestaat over de fase waarin het dossier zich bevindt. Daarnaast kunnen de dossiers bij afwezigheid van de dossierbeheerder (verlof,ziekte,…), makkelijker worden overgenomen en geconsulteerd door de andere medewerkers van PLIF of door de korpsleiding. In een eerste fase werden alle aankopen, voorzien in de begroting 2017, opgenomen in dit document. In een tweede fase werd dit uitgebreid naar alle aankopen binnen logistiek.

In 2016 werd het logistieke en administratieve gedeelte van ICT-aankopen en telefonie als taakaccent toegewezen aan een logistieke medewerker. Dit ontlast gedeeltelijk de systeembeheerder. In 2017 werd hieraan verder gewerkt met het in plaats stellen van goede communicatielijnen en een digitaal platform.

De medewerkers van de directie PLIF worden op zeer regelmatige basis geconsulteerd met vragen omtrent het politiestatuut. In 2016 werd gestart met de aanmaak van een databank “statuut”. Hierin wordt onder meer alle informatie omtrent bepaalde statutaire vraagstukken verzameld, die werd bekomen via het Callcenter en de juridische dienst van de federale politie. Ook in 2017 werd deze databank verder aangevuld.

Tijdens het overleg van de korpschef van het arrondissement Halle – Vilvoorde (OKHAV) werd de nood gedetecteerd voor de creatie van een aparte Yammer-groep. Deze zou aangewend worden voor de behandeling van punctuele vragen tussen de korpschefs onderling. Deze groep werd opgericht vanuit onze politiezone

 

3. Individuele opvolging

Operationele processen

De ondersteuning aan deurwaarders bij deuropeningen en beslagen vraagt een aanzienlijke tijdsbesteding van de wijkinspecteurs. Om deze samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen werden een aantal afspraken gemaakt met de deurwaarders. Sinds 2015 wordt de begeleiding van deurwaarders door onze wijkinspecteurs telkens op vaste dagen georganiseerd. Er wordt verder onderzocht of het mogelijk is deze afspraken vast te leggen via een online reservatiesysteem. In de loop van 2018 zal dit verder worden uitgewerkt. Een marktonderzoek is bezig.

Intern toezicht

Het organiseren van een gestructureerd intern toezicht werd in 2016 opgestart. Hierdoor kan beter worden gewaakt over de correcte toepassing van de vigerende procedures en kan elk personeelslid op dezelfde wijze worden behandeld. De dossiers worden door de korpschef verdeeld over de twee officieren Dir OPS en Dir PLIF tijdens het directiecomité. Dit werd in 2017 verder uitgewerkt.

Administratieve onderzoeken

Er werden in de zone veel schadegevallen gemeld. Voor een aantal waren de personeelsleden zelf aansprakelijk. Om enerzijds ook hier ieder geval op een gelijke wijze te behandelen en anderzijds een verantwoording te laten afleggen door het personeelslid, werd een procedure uitgewerkt. Deze is gebaseerd op de werkwijze van de federale politie en de bestaande wetgevingen (bv. Art.48 WPA). Dit resulteerde in 2017 tot 25 onderzoeken.

 

 

 

 

%d bloggers liken dit: